IPIMへようこそ!
従来のPIM系ソフトは...
・todoとスケジュール(カレンダー)は別物で、
・todoには期日はあるが期間が無い、カレンダーには現れない
・カレンダーに入れたものはTodoリストには現れない
・スケジュール未定のTodoに期日を設定してもカレンダー上の予定には昇格しない
・「納期未定も含めて」「今抱えてる全て」「今日」「今週」といろいろなviewで見ることが出来ず
・ガントやフローなど当然無い、テキストに列挙するのと大差無い
・優先度が低く期日がないからってリストの下のほうだったり、
・(帰ってパソコンにもう一度入力、とか)入力が面倒だったりしたら、入力する気にならない
→使わなくなる
一方、プロジェクト進捗管理系のソフトは...
・ガントやフローを描くのは得意だが
・期限未定なTodoは定義出来ない。todoリストとしては見づらい。
・今日が何日かも判らない。進捗に遅れがあってもwarningを出したりしない。
→カレンダーは高機能だが、ToDoリストとしては使えない。
・ガントやフローが欲しくても、個人や小人数ならExcelとかで手書きした方が早い
・高価だし、ロケーションを選ぶ(決まったパソコンでしか使えない)
→個人や小人数のスケジュール管理には使えない
■プロジェクト管理ソフトは高価で大げさな割に融通が効かない。
■簡単なPIMは大抵スタンドアロンで、プロジェクトと連動しない。
>リッチなPCサイトはやたら重い、携帯サイトは低機能、Offlineでは役に立たない。
solution↓
■[メール][シンプルなTodoリスト]、
■[カレンダー式の予定表][ガント図のあるタスクスケジューラ]の統合
■ケータイPIMのメリットを活かすロケーションフリー
■それらを、特定のソフトや端末機種、キャリアに依存することなく実現。
・とっさのメモ、思いつきのToDo、場所を選ばず思いつくまま入力、
・そのまま、長期的な展望に使う。情報は一元化され、生産性は向上。
・自己啓発出来そうな手帳を電子化？紙の手帳へようやく引導を渡す。
...→それがIPIMです。
- todoと予定を区別しない。期日を気にせずパカスカ入力出来る。
- もちろん、日予定の中から[新規作成]しまくれば、当日の予定にダーっと並ぶ。
- ある[カテゴリ]の中で[新規作成]しまくることも、しまくった後に[カテゴリに加える]ことも出来る。
- 期日の無いtodoは、期日を入れると自動的に予定に昇格する。(カレンダーに現れる)
- [全ての予定][カテゴリ中の予定]は、簡易ガント図として表示される。
- [カテゴリ]内ではtodo項目同士に依存関係(着手条件など)を設定出来る。
(todo項目はいくつの[カテゴリ]に属しても構わない)
- [並行不可]フラグ付きtodo項目に対しては、ダブルブッキングが検出出来る。
- どのビューでも、期限切れ警告は先頭に表示される(シンプルなtodoリストとしての特性を併せ持つ)。
- 予定表と統合したので、todo項目に"優先順位"の概念が無い。
(但し予定が未定の項目に限り、[出来次第]フラグは付けられる。ケータイPIMのtodoリストにはこれが使われる)
- ケータイPIMを使ってアラームを鳴らすことが出来る。
(開発効率の良いjavaに頼らず組み込み機能を活かすことにより、多くの場合、ケータイが電源OFFでも機能する)
- ケータイPIMと(可能な項目のみ)同期、そちらの入力をマスタDBに反映。「出先で」「圏外でも」利用可能。
(「後で改めて入力」の手間・無駄が無く、使う気になる)
- ベーシッククライアントはシンプルなHTML。PDAのブラウザ等、非力な端末でも全機能が利用可能。
(ajax等のリッチクライアントも開発可能)
- とっさの[メモ]は[todo項目(日予定含む)][日][カテゴリ]と自由にリンクを張れる。
(デバイスによっては、これもモバイル側と同期可能)
- ANOTO(TM)デジタルペンを使えば、手書きで入力も出来る。
- メール、アドレス帳の連絡先も[メモ]と同列に扱える。アドレス帳ももちろんマスタDBと同期。
- 連携メールアカウントは標準IMAP。メール部分のみ、PDAの組み込みメールソフト等で利用することも可能。
(メールソフト側が対応していれば)ここでもマスタDBのアドレス帳が使える。
- todo項目名、カテゴリ名、メモ、メールを問わず全文検索が可能。
- 全てのコンポーネントにオープンソースを採用、ベーシックサービスは無料で利用可。
- インターネット版の他、社内LAN等、制限エリア内サーバーにも構築可能。
(機能に制限は出ると思いますが、カスタムも可能です)。
(その場合も、高価な"サーバーソフトウェア"は、一切不要)。
メールアカウントを取得する：
必須ではありませんが強く推奨します。その理由：
IPIMはディレクトリサービスとIMAPメーラーを統合したPIMです。から、当然住所録の類も持たせるべきです。
メールはどのメールソフトでも出来ると思うかも知れませんが、アドレス帳やら何やらが、あちこちにバラけてしまいませんか？todoやスケジュールともっと連係していれば...と思ったことはありませんか？
ここで取得出来るメールアカウントは、IMAPなので、
IPIMの中からだけでなく、一般のメールソフトからも、ネットに繋がったどんな端末からでも利用出来ます。
(メールソフトが対応していれば、アドレス帳もサーバーのものが使えます)
(Webメールと同じく)一元化されたメールボックスにフォルダを作って相手によって振り分けたり出来、
さらにIPIMの中で、
todo項目の関連メモとして、相手の連絡先や、やりとりしたメールを直接貼ったり、
住所録、アドレス帳を一元化し、モバイル機器と同期したり(モバイル機器紛失時には遠隔消去したり)
が可能になります。
というか、それが出来ないとIPIMのパワーは半減するでしょう。
パソコンの色々なソフト、携帯電話、Webメール...あちこちに情報をバラ撒いて、もういい加減不便に感じてはいませんか？IPIMのパワーを最大限利用して、そういうのとオサラバしませんか？
ここで取得したメールアカウントをメインにしてしまいましょう。
今までのメールアカウントは生かしておいて、ここに転送してしまえば良いのです。
今まで「メッセージの振り分け」をしていなかったのなら、却って便利になるでしょう。
「メッセージの振り分け」は面倒だった？それは、振り分けのルールも、メッセージを読むのも、そのソフトや端末の中だけの話だったから、が理由ではありませんか？IPIMが別世界へお連れします。
(多分、従来のソリューションでIPIMに一番近いのはノーツドミノかサイボウズでしょうね)
Q:優先順位は付けられないのですか？
A:不必要です。IPIMはToDoリストでもありスケジューラでもあるのです。
スケジューリングしてしまえば、優先順位は大して意味を持たなくなります。
優先順位は、スケジューラと統合していないtodoリストにおいて必要だったに過ぎません。
「unscheduledなtodoを抱え込むのは良くないな」と逆に感じ取って下さい。
IPIMのtodoには、優先順位の概念はありません。
ただ、「出来次第やる」フラグを、スケジュール未定の件に限って、付けられるだけです。
これは、IPIMがスケジューラでもある事と関係があります。
「"優先度:高"の仕事中に、"優先度:高"の案件が飛び込みで来た」ケースを考えてみましょう。
その時実際に何が行なわれるかというと、
job:Aは納期を遅らせて貰えないか、job:Bは応援を要請して充てられないか、
その方針で良いか打診をまずしてみよう、とか、
...それは「工程を組む作業」に他なりません。
ここで重要なのは、「その作業は、job:Bが緊急だったり重要だったりしたから発生した訳ではない」ということです。
予定というものは、ダブルブッキングが判明した時点で組み換えなければいけません。
それは、平常時に"優先度:中"と"低"がバッティングした場合でも同じことです。
「"低"ならバッティングした時に後回しになる、という具合に使えるではないか」と言う人がいるかも知れませんがちょっと待って下さい。
"低"同士がバッティングした場合はどうするのですか？"最低"があれば良いですか？それは何段階あれば足りると思いますか？
まして、バッティングすると判る前に、バッティングした場合の、バッティング相手との相対順位など、考えておけるのですか？実にナンセンスです。
"優先順位"は、スケジューラと統合していないtodoリストにおいて必要だったに過ぎません。
あっても使われていないことでしょう。
優先順位を考える前に、予定を組んでしまいましょう。
順位が低かろうと、予定は予定通りこなすだけ。優先順位などダブルブッキングしてから考えないと無意味...というか、それを考えることこそ、予定を組む(組み直す)作業に他ならないのです。
予定が未定なtodoやカテゴリは、多くの場合、最終更新時刻:逆順でsortされています。
とりあえず先頭に表示したいなら、何も変更せずに[Refresh]すると良いでしょう。
従って、"予定は未定"のまま更新されていない項目は、自動的に後ろへ追いやられていきます。
それはきっとあなたにとって「優先順位が低い」ことなのでしょう。←ほら、あえてそう宣言する必要など無いでしょう。
Q:[予定未定]のtodoをカテゴリに入れたら、[予定未定]に現れなくなった!
A:その代わり、そのカテゴリは[予定未定]を含むカテゴリのなかでトップになったでしょう？
繰り返しになりますが、IPIMはスケジューラでもあるので、"予定が未定"な時点で、優先順位は最低なのです。
ご安心下さい。せめて期限があれば、それは最優先で表示されます。
また(もちろん)、"Dead End"と"必要工数"があれば、「最低でもいつ着手しなければいけないか」を教えてくれます。